Der Gang zum Standesamt für die Sterbeurkunde ist der erste Schritt – aber nicht der letzte Behördenkontakt. Mehrere staatliche Stellen müssen nach einem Todesfall aktiv informiert werden. Manche erfahren es automatisch (z. B. das Einwohnermeldeamt), andere nicht.
Besonders wichtig: die Deutsche Rentenversicherung. Rentenzahlungen laufen nach dem Tod weiter und werden zurückgefordert. Jeder Monat, der vergeht, bevor Sie die Rentenversicherung informieren, kostet die Erben bares Geld.
Überblick: Was muss wann gemeldet werden?
- SofortDeutsche Rentenversicherung (DRV) – Rentenzahlungen laufen weiter und müssen zurückgezahlt werden. Je eher die Meldung, desto geringer der Rückforderungsbetrag.
- SofortGesetzliche Krankenkasse (GKV) – Mitversicherung von Angehörigen läuft aus, muss neu geregelt werden.
- SofortPrivate Krankenversicherung (PKV) – Prämien laufen weiter, Vertrag muss gekündigt werden.
- Binnen WochenFinanzamt – Letzte Einkommensteuererklärung des Verstorbenen muss eingereicht werden, ggf. Erbschaftsteuererklärung.
- Binnen WochenAgentur für Arbeit – Falls der Verstorbene Arbeitslosengeld oder Bürgergeld bezogen hat.
- Binnen WochenWohngeldstelle / Sozialamt – Falls Wohngeld, Grundsicherung oder Sozialhilfe bezogen wurde.
- Bei BedarfVersorgungsamt – Falls der Verstorbene Kriegsopferrente, Pflegegeld oder Schwerbehindertenausweis hatte.
Deutsche Rentenversicherung – sofort handeln
DRV umgehend informieren
Kontaktieren Sie die Deutsche Rentenversicherung telefonisch unter 0800 1000 4800 (kostenlos, Mo–Do 7:30–19:30, Fr 7:30–15:30) oder schriftlich. Halten Sie bereit: Sterbeurkunde (Kopie), Sozialversicherungsausweis oder Rentenversicherungsnummer des Verstorbenen, Ihre eigenen Kontaktdaten. Die DRV sendet dann alle weiteren Formulare zu.
Überzahlte Rente zurückzahlen
Die DRV schickt nach der Meldung eine Abrechnung über überzahlte Beträge. Falls die Rente per Überweisung auf ein Konto des Verstorbenen gezahlt wurde und dieses Konto noch aktiv ist, kann die DRV Rückbuchungen vornehmen. Koordinieren Sie dies frühzeitig mit der Bank, um Komplikationen zu vermeiden.
Kranken- und Pflegeversicherung
Gesetzliche Krankenversicherung (GKV)
Die Mitgliedschaft in der GKV endet mit dem Tod automatisch. Falls Familienangehörige über den Verstorbenen familienversichert waren (Kinder, nicht berufstätiger Ehepartner), endet diese Mitversicherung ebenfalls. Betroffene müssen sich innerhalb von 3 Monaten bei einer Krankenkasse anmelden, um ohne Lücke versichert zu bleiben.
Informieren Sie die Krankenkasse des Verstorbenen schriftlich mit Sterbeurkunde. Die Beiträge werden tagesgenau bis zum Todestag abgerechnet. Überzahlte Beiträge werden erstattet.
Private Krankenversicherung (PKV)
PKV-Verträge enden nicht automatisch mit dem Tod – sie müssen aktiv gekündigt werden. Es gilt ein gesetzliches Sonderkündigungsrecht im Todesfall: Kündigung zum Ende des übernächsten Monats nach dem Tod. Legen Sie die Sterbeurkunde bei und fordern Sie eine schriftliche Bestätigung der Kündigung sowie die Abrechnung überzahlter Prämien an.
Pflegeversicherung
Falls der Verstorbene Pflegeleistungen bezogen hat (Pflegegeld, Sachleistungen), informieren Sie die zuständige Pflegekasse. Bereits ausgezahltes Pflegegeld für den Sterbemonat darf behalten werden, darüber hinausgehende Zahlungen sind zurückzuzahlen.
Finanzamt – Steuerpflichten der Erben
Letzte Einkommensteuererklärung
Als Erbe sind Sie verpflichtet, für das Todesjahr noch eine Einkommensteuererklärung für den Verstorbenen einzureichen. Das Finanzamt des letzten Wohnsitzes ist zuständig. Die Frist entspricht der regulären Steuererklärungsfrist (31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater 28. Februar übernächstes Jahr). Falls ein Erstattungsbetrag entsteht, geht er an die Erben.
Erbschaftsteuererklärung
Erben sind verpflichtet, das Nachlassgericht (Nachlassgericht wird durch das Standesamt informiert) und das Finanzamt über die Erbschaft zu informieren. Übersteigt der Nachlasswert die Freibeträge (Ehegatte: 500.000 €, Kinder: 400.000 €, weitere Verwandte: deutlich weniger), ist eine Erbschaftsteuererklärung einzureichen. Die Frist zur Anzeige der Erbschaft an das Finanzamt beträgt 3 Monate ab Kenntnis des Erbfalls.
Weitere Behörden je nach Situation
Agentur für Arbeit / Jobcenter
Hat der Verstorbene Arbeitslosengeld I oder Bürgergeld bezogen, informieren Sie die zuständige Agentur für Arbeit oder das Jobcenter unverzüglich. Überzahlungen werden zurückgefordert. Legen Sie die Sterbeurkunde bei und geben Sie die Kundennummer des Verstorbenen an.
Wohngeldstelle und Sozialamt
Falls Wohngeld, Grundsicherung im Alter oder Sozialhilfe bezogen wurde, informieren Sie die zuständige Stelle der Gemeindeverwaltung. Die Leistungen enden mit dem Tod – zu viel gezahlte Beträge können zurückgefordert werden. Klären Sie dies frühzeitig, um unerwartete Rückforderungen zu vermeiden.
Versorgungsamt (Schwerbehinderung / Kriegsopfer)
Falls der Verstorbene einen Schwerbehindertenausweis hatte, Kriegsopferrente oder Opferentschädigungsleistungen erhielt, informieren Sie das zuständige Versorgungsamt. Der Schwerbehindertenausweis ist einzuziehen. Hinterbliebene können unter bestimmten Voraussetzungen selbst Leistungen beantragen.
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